Tus necesidades fueron las nuestras en su día y por eso sabemos gestionar la vida de tus documentos digitales.

IArchiva estará funcionando a tu lado, imperceptible, eliminando obstáculos, para que puedas trabajar en tus proyectos con la suavidad con la que te deslizarías por un tobogán.

Pasaríamos horas hablándote de cómo funciona IArchiva, cómo se nos ocurrió la idea, los retos que nos encontramos y los que nos pusimos. Cada solución empresarial que te ofrecemos, en realidad, responde a una intrincado rompecabezas que tuvimos que descifrar, como si se tratara de un sudoku. Es muy emocionante cuando, tras muchos días dilucidando, logramos dar con la clave y, más aún, cuando una vez resuelto a alguno se nos ocurre ir un poco más allá.

Y es que para nosotros IArchiva es el pasatiempo de nuestros desvelos, al que volvemos para implementarle nuevas utilidades que permitan desatender tareas que no forman parte de tu trabajo. Y nos encanta.

Todo esto y más

Para nosotros IArchiva es el pasatiempo de nuestros desvelos, al que volvemos para implementarle nuevas utilidades que permitan desatender tareas que no forman parte de tu trabajo. Y nos encanta.

1. NORMALIZACIÓN

Esta es la base de toda la cadena, pues necesitamos partir de un formato digital concreto para que el resto de las aplicaciones «hablen el mismo idioma».

2. WORKFLOW

Esta aplicación es «la centralita» que conecta personas, máquinas y agilizando de forma notable el trabajo y su tiempo de realización. También te permite coordinar equipos de trabajo que ejercen fuera de la oficina.

3. FIRMA BIOMÉTRICA

También se llama firma electrónica manuscrita. Puedes firmar a través de dispositivos móviles (smartphones y tabletas). Además verifica la identidad de las personas con una seguridad del 100%.

4. FIRMA ELECTRÓNICA

Podrás validar documentos que impliquen a otras partes (proveedores, clientes, empleados…).

5. E-MAIL

Esta aplicación enviará los documentos de manera automática.

6. CIFRADO

Normalizamos los documentos con criterio de uso. Es necesario trabajar con documentos electrónicos en su origen. ¡La metodología de trabajo exige un cambio de mentalidad!.

7. CONTABILIDAD

Te permite gestionar eficazmente los datos a contabilizar, se trata de una herramienta imprescindible que garantiza rentabilizar el tiempo invertido.

8. RELACIÓN DE DOCUMENTOS

Permitirá disponer de los documentos de forma automatizada evitando errores humanos.

9. CLASIFICACIÓN

Esta útil herramienta te permite definir criterios para clasificar los datos. Tus búsquedas a partir de ahora serán asombrosamente más eficaces.

10. AUDITORÍA

Este módulo te informará no sólo de las facturas que tienes, sino de las que te faltan, que es más importante aún. Indícale cuáles son las obligatorias y Auditoría te indicará las que faltan o las que van a caducar.

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IARCHIVA, TU ASISTENTE PERSONAL DE DOCUMENTOS

Otros sistemas distintos al nuestro necesitan plantillas que debes crear tú, una a una, para reconocer cada documento. Este engorroso proceso hace que la renovación de la empresa sea costosa en tiempo dinero… y paciencia.

La gran ventaja que tenemos nosotros es que ni siquiera serás consciente del proceso. Será como llevarte en brazos a tu despacho. No, mejor aún: será como mecerte en una hamaca, tomando el sol y encontrártelo hecho a la vuelta.

Para eso hemos estado trabajando duro sobre IArchiva de una forma más profesional y ardua de lo que exponemos aquí. Podríamos llenar textos con palabras técnicas hablando del potente motor que subyace en IArchiva. Pero, por ciertos que sean, te dejarían indiferente y lo que de verdad queremos que sepas es que podemos ahorrarte tiempo y dinero.

¿QUÉ HACE IARCHIVA POR TI?

IArchiva lee tus documentos de forma tan inteligente que sabe analizarlos, clasificarlos, tomar decisiones, reenviarlos a quien le competa agilizando el flujo de trabajo, etiquetarlos, firmarlos, completar los metadatos y, finalmente, almacena los archivos, indexados, para que puedas acudir a él siempre que quieras.

 

Queremos que sea tu asistente personal de documentos. Ahora que lo sabes solo tendrás que preocuparte de hacer tu trabajo.

Cómo lo hacemos

La solución que te ofrecemos no está en «venderte» un programa, sino que después de estudiar tu flujo de trabajo te confeccionaremos una metodología para ti.

 

La eficiencia será notoria en sólo cuatro meses. Y todos sabemos que la eficacia se traduce en rentabilidad y, sobre todo, tendrás un pleno control de la información.

 

Hemos pasado muchos años trabajando codo con codo con nuestros clientes y siempre, pasado el trimestre, comenzamos a recibir sus feedbacks mostrando una asombrada satisfacción. ¿Por qué? Por nuestras ventajas.

¿Cuáles son las ventajas?

1. NO HACE FALTA PERSONAL

No hace falta personal. Como te dijimos antes, no usamos plantillas, de modo que nadie (ni siquiera el becario) tendrá que sufrir largas configuraciones. IArchiva está bien enseñado y conoce su trabajo sin preguntar ni molestar a nadie.

2. NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Normalización de documentos. Partimos de documentos en formatos PDF/A.

3. BÚSQUEDA AVANZADA

Búsqueda avanzada. Siéntete libre de buscar lo que quieras, de la forma que quieras. Lo hagas como lo hagas, IArchiva lo encontrará rápidamente.

3. TOMA DE DECISIONES

¿Qué quieres hacer con las facturas? ¿A qué departamento te gustaría que se enviaran directamente? ¿Cómo prefieres que se almacenen?

Decide cómo quieres que administre los documentos e IArchiva se encargará de hacerlo en adelante.

Hemos comprobado con nuestros clientes que cierta secuencia de módulos es muy eficiente para dirigir ciertos departamentos.

Cuando te animes a contratar nuestro servicio, analizaremos contigo el proceso de trabajo y te asesoraremos, con total honestidad, qué aplicaciones te darán el rendimiento que buscas.

Puede que tú, al igual que otras empresas que trabajan con nosotros, sólo estés interesado en delegar la gestión de los documentos relacionados con tus empleados. Pues en estos casos te recomendaríamos esta cadena.

Como puedes ver, para la dirección de Recursos Humanos, todos los módulos son necesarios menos el Workflow y la Contabilidad.

Si lo que quieres es delegar aspectos relacionados con tus proveedores, tu mejor cadena secuencial sería:

Donde podrías prescindir de las dos aplicaciones de firmas y la de cifrado.

Como ves, quizá necesites contratar sólo algunos módulos, así que consúltanos para que te asesoremos y no pagues de más.

 

Construye una solución eficaz para tu empresa