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Funciones

Normalización

Hoy en día vivimos en un mundo conectado y trabajamos con infinidad de documentos, unos nos llegan en papel, otros los creamos por medios digitales y también los recibimos por correo electrónico. Todo esto produce que tengamos una diversidad de formatos de ficheros que guardar en nuestro repositorio de los cuales algunos formatos nadie nos asegura que pasado unos años podamos verlos. Por ese motivo iArchiva lo primero que hace es normalizar los documentos pasandolos a un formato estándar y longevo avalado por la ISO 19005-1

Workflow

La mayoría de documentos que tenemos en nuestra empresa pasan por distintas manos para tomar decisiones, (Validar, Aprobar, Contabilizar, Pagar, …). Esto genera unos flujos de trabajo que iArchiva puede digitalizar y hacerlos más eficientes y rápidos, sin tener que esperar valijas de documentos si trabajamos entre distintas sedes o depender de que un compañero nos traiga los documentos con los cuales tenemos que trabajar. Conectando personas, máquinas y agilizando de forma notable el trabajo y su tiempo de realización. También te permite coordinar equipos de trabajo que ejercen fuera de la oficina. Se gestionan flujos de trabajo para facturas de proveedores, Circuitos de reclamaciones, Gestión de ventas, Validación de vacaciones, etc

Firma Biométrica

También se llama firma electrónica manuscrita. Cuando tenemos que tramitar documentos digitales con validez legal y que estos estén firmados por terceros, la forma más eficaz es realizarlo a través de dispositivos que sean capaces de convertir una firma manuscrita en datos digitales de forma eficiente y segura y con iArchiva podemos incrustar dicha firma en los documentos de forma legal 100%. Muy útil para usarlo en departamentos de RRHH y PRL para captar la firma de los empleados o en ventas para la firma de albaranes de entrega, entre otros usos.

Firma Electrónica

La mayoría de documentos que tenemos en nuestra empresa pasan por distintas manos para tomar decisiones, (Validar, Aprobar, Contabilizar, Pagar, …). Esto genera unos flujos de trabajo que iArchiva puede digitalizar y hacerlos más eficientes y rápidos, sin tener que esperar valijas de documentos si trabajamos entre distintas sedes o depender de que un compañero nos traiga los documentos con los cuales tenemos que trabajar. Conectando personas, máquinas y agilizando de forma notable el trabajo y su tiempo de realización. También te permite coordinar equipos de trabajo que ejercen fuera de la oficina. Se gestionan flujos de trabajo para facturas de proveedores, Circuitos de reclamaciones, Gestión de ventas, Validación de vacaciones, etc.
Tanto la firma como los sellos electrónicos usados cumple con el certificado digital X.509 emitidos por entidades certificadoras autorizadas (ej:FNMT) el cual se certifica que ha sido firmado de manera digital en base al estándar recogido en “Internet Engineering Task Force (IETF)” y de acuerdo a la RFC 5280 que especifica un número de 64 bits para estos certificados. Dando validez legal y longevidad a dichas firmas.

Email

Queremos gestionar todos nuestros documentos en forma digital y una forma es que al final del proceso podamos transmitir a terceros los documentos de forma lo más ágil posible y gracias a iArchiva podemos mandar por Email los documentos de forma desatendida, te ayudamos en mandar las nóminas, normativas, contratos, … a tus empleados, envío de facturas hacia los clientes, avisos de una nueva tarea de flujos de trabajo para tus empleados.

Cifrado

En nuestras comunicaciones digitales del dia a dia con nuestros proveedores y clientes muchas veces tenemos que trabajar de forma segura para impedir que nuestra documentación sea expuesta a terceros, para ellos iArchiva es capaz de codificar dichas comunicaciones para que puedas pensar solo en trabajar sin preocuparte de tu seguridad y la de tus documentos.

Contabilidad

iArchiva gracias al módulo de iConta te permite gestionar eficazmente los datos a contabilizar. Se trata de una herramienta imprescindible que garantiza rentabilizar el tiempo invertido, ya que es capaz de extraer los datos contables de cabecera tales como Nº Factura, CIF, Fecha factura, Importe Neto, IVA, Total, … de forma automática, además de ir aprendiendo sobre la marcha sobre tu forma de contabilizar y mostrártelos para solo tener que validarlos en tu programa de contabilidad.

Relación de Documentos

iArchiva es capaz de relacionar tus documentos de forma autónoma para facilitarte tu dia a dia unificando tus expedientes te libera del ejercicio tedioso de unir albaranes de clientes con sus respectivas facturas, unificar un expediente de venta con su Pedido, documentación del cliente, factura de venta, orden de compra de material, …

Clasificación

iArchiva es capaz de localizar en un documentos de quién es y qué tipo de documento es, gracias a esto puede clasificarlo de forma automática creando las carpetas oportunas para su guardado. Tus búsquedas a partir de ahora serán asombrosamente más eficaces.

Auditoría

Todos los gestores de documentos puedes consultar los documentos que tienes, pero gracias al módulo de Auditoría, además te puede indicar cuales son los documentos que te faltan dentro de un expediente, cotejar que facturas hay contabilizadas con las que tienes en tu repositorio y vamos más allá, se pueden controlar las fechas de caducidad de los documentos para poder gestionarlos antes de que caduquen, como un carnet de manipulador o un DNI y realizar la consiguiente renovación del documento.

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