GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL TRANSPORTE

El factor emocional ha cobrado relevancia especialmente en estos tiempos de incertidumbre, de malestar social y de situaciones laborales extraordinarias. Aliviar los pequeños inconvenientes que los miembros de tu empresa encuentren en su día a día hará que su fidelidad y eficacia repercutan positivamente en tu negocio y, por tanto, en tu rentabilidad.

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Tu empresa de transporte puede ir sobre ruedas

Con IARCHIVA, tu chófer puede enviar los CMRs y otros documentos de descarga mediante una foto de manera instantanea. iArchiva reconoce la imagen y la clasifica para hacerla disponible a cualquier miembro de tu empresa.

Además, junto con el CRM y el albarán, iarchiva envía automáticamente a tu cliente la factura y la documentación, casi al mismo tiempo que está recibiendo la mercancía. ¿A que es fantástico?

Con la gestión de firma en remoto tu chófer puede tramitar su documentación con el departamento de recursos humanos sin necesidad de pasar por la oficina, facilitando así el flujo administrativo desde cualquier punto de su ruta.

Ahorras tiempo, dinero y disgustos

Automatización de procesos logísticos

Tenemos localizados los contratiempos habituales en el sector del transporte que, como pequeños granos de arena que producen rozaduras, ralentizan el trabajo. Gracias a esta identificación hemos encontrado las soluciones específicas para aligerar la labor de tu equipo. Nuestro trabajo consiste en facilitarte el tuyo. Vamos a contarte cómo.

Conviertes tu empresa en un negocio productivo y tus empleados y clientes trabajarán con satisfacción.

SOLUCIONES ESPECÍFICAS PARA LA LOGÍSTICA Y EL TRANSPORTE

Tus departamentos de logística y transporte se esfuerzan a diario para gestionar correctamente una enorme cantidad de documentación: albaranes, informes de recogida, direcciones de entrega, devoluciones, seguros de mercancías, revisión de vehículos, tarjetas de gasoil, certificados… Además pasa por distintos departamentos y necesita estar disponible en varios lugares a la vez.

Si tienes en cuenta que esa documentación acaba en administración, donde también reciben la de los demás departamentos, puedes hacerte una idea del coste económico y el tiempo que supone procesarlos. Es fácil que surjan descuidos y tensiones que repercutan directamente en tu producción: bajas laborales, reclamaciones, pérdidas, retrasos, confusiones…

Si te suena, quizá sea porque necesitas un gestor documental eficaz adaptado para ti. Así que respira con alivio: tiene solución.

Confía en tu información

Cuando varias personas de diferentes departamentos deben manejar un archivo es inevitable que se generen duplicidades, se acabe trabajando con una versión obsoleta o existan versiones diferentes. Debes estar seguro de que tu información es fiable y veraz.

Nuestra solución:

  • Trabajamos con documentos electrónicos originales cuando sea posible.

  • Digitalizamos los documentos para eliminar la existencia del papel.

  • Asignamos roles para que cada miembro del equipo tenga determinado acceso a los archivos.

  • Acceso al historial de versiones.

Miles de documentos al mes

El sector logístico se caracteriza por la colosal cantidad de documentación que genera: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros, almacenaje, stock, certificaciones… Mensualmente pueden recibir miles de ellos, y es factible que se cometan errores, pérdidas o duplicidades. La situación se complica cuando existe más de una oficina que necesita trabajar con un mismo documento a la vez, ya que suele estar sólo disponible para una.

Nuestra solución:

  • Envío inmediato de la información

  • Administramos todo el ciclo de vida de tus documentos

  • Integración con tus herramientas de administración y gestión de expediciones

Uno para todos

Guardar estos documentos, ya sea en papel o en digital, debe hacerse de tal forma que permita su consulta. Si están en papel irán a cajas archivadoras y los buscarás entre un montón de documentos similares: te supone pérdida de tiempo y espacio. Si están en formato digital los recibirás en distintos formatos. Para consultar cada uno, deberás usar un programa diferente y con la esperanza de que pueda abrirse en la versión que utilizas.

Nuestra solución:

  • Estandarizar archivos para que puedas acceder a cualquier información y documento desde un mismo visualizador, independientemente del formato de origen: te ofrecemos un solo programa para consultar cualquier documento

Unifica criterios para mejorar tu toma de decisiones

Te habrás dado cuenta de que cada proveedor entrega la documentación a su manera: unos hablan en euros, otros en dólares; con la fecha en número o en letra, o con el mes antes que el día; los datos figuran arriba o al pie; hay presupuestos que incluyen IVA, otros no, y los hay que figuran al final de un extenso dossier. Cuando quieres localizar una información, se convierte en una odisea estudiar dónde y cómo han colocado el dato que buscas. Sabemos que llega a ser desesperante si realizas muchas consultas al día y bastante complicado comparar entre distintas opciones.

Nuestra solución:

  • Archiva te responderá correctamente sea como sea que formules la pregunta. Eso es posible gracias al motor de reconocimiento de datos que sabe extraer la información de cualquier documento, interpretarla y estandarizarla.

Empresas como la tuya confirman a diario el éxito de herramientas como IARCHIVA para gestionar sus documentos.

Para terminar, te resumimos los beneficios que obtienes al automatizar tu gestión documental:
  • Ahorro importante en coste de gestión debido a la automatización.

  • Mejoras la satisfacción de tus clientes, quienes reciben información actualizada al momento en el formato y lugar que deseen, y con garantía de entrega.

  • Tu personal es más eficaz, pues la cantidad de procesos manuales se automatiza.

  • Tu equipo ganará más de una hora al día para realizar funciones mejor cualificadas.

  • Aumentas la productividad sólo por reducir el tiempo de producción.

  • Ganas espacio físico para destinarlo a lo que quieras, por ejemplo, un puesto más de trabajo.

  • Localizas cualquier información al instante.

  • Evitas perder documentación y, sobre todo, evitas las consecuencias.

Consúltanos los problemas de tu sector y buscaremos juntos la solución.