Soloptical e Iarchiva: La unión perfecta

Desde sus inicios en 1993, la empresa malagueña Soloptical se ha consolidado como una gran cadena de referencia en el mercado óptico. Operando como así hacen ya con más de 120 ópticas repartidas por toda la península, Baleares y Canarias. Igualmente cuentan a día de hoy con más de 1.000 empleados profesionales a su disposición y por lo tanto para IARCHIVA no puede ser más que una gran noticia el que esta gran empresa apueste por la tecnología de gestión documental inteligente.

Soloptical da un paso decidido y firme hacia la correcta y buena gestión de todos los documentos de su compañía, apostando así por un tratamiento dinámico de su información y por tanto reduciendo a la mínima expresión el tedioso trabajo de análisis manual de todos sus datos.

Cierto es, como ocurre en muchos casos, que inicialmente existían reticencias para la implementación global del gestor, pero una vez que Soloptical pudo comprobar en primera persona la gran eficacia de nuestra herramienta, la convicción fue total al respecto de las bondades de la misma y Soloptical no dudo ya en hacer una apusta decidida por su incorporación completa al núcleo de trabajo de la corporación.

Como nos comentan desde Soloptical para ellos era prioritario mejorar el flujo de trabajo en la búsqueda y control final de todos los documentos y sobre manera las facturas de la empresa, ya que Soloptical entiende que este punto es vital para una correcta toma de decisiones finales, como efectivamente así tenemos más que comprobado a través de el día a día que nos transmiten todos nuestros clientes.

Una vez tomada la decisión, e implementados los módulos de gestión documental de IARCHIVA, desde Soloptical se nos manifiesta su gran conformidad tanto con la sustancial mejora en la clasificación de todas las facturas, como del flujo de trabajo de toda la empresa: Nuevamente se ha apostado por un proyecto de implementación paulatino de todos los módulos de gestión documental que IARCHIVA ofrece a todos sus clientes, comenzando con la implantación en toda la empresa del módulo de gestión de facturas de proveedores, consiguiendo así una clasificación automatizada, destacamos siempre este punto que entendemos como de gran importante, sin intervención humana, apostando así claramente por el abandono total del papel y la automatización total de la gestión, maximizando así entre otros parámetros, el retorno de inversión.

Desde el Grupo Soloptical se apunta también que este proceso no ha hecho más que comenzar ya que una vez comprobada la eficacia del módulo de gestión de facturas se continuará con una segunda fase de continuas mejoras en otros campos documentales de la mano de nuestra empresa para proporcionar adaptaciones y soluciones específicas en áreas concretas.

Como no puede ser de otra manera para IARCHIVA es altamente satisfactorio el hecho de que empresas como Soloptical, presentes en todo el territorio nacional y de una manera amplia como es el caso, manifiesten como así nos lo han hecho saber, su agrado con la concordancia de la propuesta inicial con la rentabilidad final que se ha reflejado claramente una vez implementados todos los módulos de IARCHIVA, puesto que como así se apunta han obtenido un gran ROI en pocos meses, amortizado la inversión inicial con total claridad y liberando a su personal de tareas más que tediosas y maximizando así su eficiencia.

Y es que sin lugar a dudas la Gestión Documental forma parte del día a día de todas las empresas y en consecuencia según se indica desde Soloptical se debía afrontar este nuevo reto de la automatización documental de todo el grupo, otorgando como gran solución a este nuevo horizonte, la mejor herramienta del mercado que les proyectara hacia un escenario de mayor eficiencia.

Conocido es que en muchas ocasiones ocurre, sencillamente se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o lo que es peor quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.

Cabe recordar que una gestión documental eficaz permite una reducción de costes y mejoras operativas y que implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil a día de hoy, puesto que IARCHVA ofrece una serie de claves que nos permiten llegar más lejos incluso de lo que inicialmente se puede imaginar.

¿Cómo funciona este proceso y cuales son su grandes ventajas?

Comenzamos por digitalizar documentos en papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.

Centralización del contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

Clasificación

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente. Al identificar los procesos clave, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

Optimizamos el tiempo

Estandarizamos y creamos modelos de documento, simplificando su elaboración. Lo que nos ha supuesto un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

Establecer autorizaciones de acceso

Asignamos un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.

Asignar controles de acceso, nos aseguró en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.

Incentivamos la colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.
Con IARCHIVA se consigue que la gestión documental pase de tediosa a prácticamente automática debido al cumplimiento de los siguientes puntos:

  • Establecimiento de niveles de permisos.
  • Fácil localización de documentos, con opción de búsqueda avanzada.
  • Control de versiones.
  • Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización.
  • Centralización de la documentación.
  • Personalización de la estructura documental.
  • Creación de nuevos documentos y modelos.
  • Facilidad de uso.
  • Establecimiento de flujos de trabajo (revisión, aprobación y gestión de documentos).

CLARAS VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Poder conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

El incremento y mejora de la relación y la imagen con los clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a todos los clientes. Además de poder proporcionar la misma en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

Aumento de la eficacia de todo el personal de la empresa, ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

La productividad de la empresa se ve incrementada al menos en un % importante, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

Reducción máxima del espacio al almacenamiento de documentos

Sabemos exactamente dónde está la información. IARCHIVA proporciona una mayor productividad en todos los departamentos. Ahorramos muchas horas laborales.
Seguridad y localización de documentos y evitar la pérdida de documentos y sus consecuencias.

Por todas estas razones cada día más empresas como es el caso del Soloptical toman la clara y más que acertada decisión de implementar herramientas como IARCHIVA para la gestión documental global de todos los documentos de la empresa, llegando finalmente a comprobar que la automatización de todos los antiguos papeles, es sinónimo de éxito.

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