El Mosca e IArchiva, unidos por la correcta gestión documental

Desde 1936, la empresa El Mosca se dedica al transporte nacional e internacional de mercancías. Actualmente la corporación cuenta con unas instalaciones de más de 50.000 metros cuadrados y una flota de más de 1.000 vehículos, habiéndose consolidado en el sector del transporte y almacenaje de mercancías, transporte frigorífico congelado o refrigerado y transporte de gran volumen.

EL Mosca une todo el territorio Peninsular a diario a través de la Red TXT. Comunican España con la Europa Comunitaria, con servicio de seguimiento en tiempo real con GPS. Igualmente la empresa da servicio de embarque a Canarias, Baleares, Ceuta y Melilla en carga completa y grupaje, con Equipos propios, desde todos los puertos nacionales. Unimos España con todo el mundo.

“Nuestras delegaciones propias están ubicadas en puntos estratégicos para garantizar a todos sus clientes los mejores servicios en todo el territorio nacional y en el resto del mundo, siendo igualmente agentes de aduana en todas las modalidades (DA, DDA, etc) y disponiendo a su vez de depósitos aduaneros para la custodia de cualquier producto.”

Todo ello hace que para IArchiva sea un nuevo motivo de satisfacción y orgullo, el poder otorgar a El Mosca, un gran y sólido sistema que les permita automatizar la gestión de documentos en un porcentaje alto sin intervención de ningún usuario sin aprendizaje ni plantillas, todo ello con el último fin de proporcionarles así  la calidad y seguridad que se precisa en estos casos.

De esta manera nos complace anunciar que IArhiva ya está en funcionamiento en las diferentes sedes de la empresa El Mosca, habiéndose integrado el mismo de manera inicial estableciendo un claro flujo de trabajo para la validación de facturas y albaranes, y todo ello con un claro signo innovador al haber sido implementado igualmente en producción nuestro gran módulo de contabilización automática, siendo en este caso el gestor de IArhiva el encargado de la correcta lectura de todos los importes y derivando los mismos, insistimos, de manera totalmente automatizada, hacia el departamento de contabilización final de El Mosca.

Pero obviamente, este sólo ha sido el inicio de una gran unión, ya que el proyecto de implementación de los módulos de IArchiva en El Mosca será mucho mayor, ya que en posteriores fases de desarrollo, se contempla ya en el horizonte la gestión global de todos los documentos de la empresa, a todos los niveles y en todos los departamentos.

De esta manera, documentos tan importantes como puedan ser todas las firmas biométricas, contratos o nóminas de EL Mosca, dispondrá finalmente de nuestro avanzado sistema modular de gestión documental, olvidándose así esta gran empresa de gestionar manualmente dichos documentos y apostando por los puntos diferenciadores que  IArchiva pone a sus disposición, como puedan ser, la facilidad de uso, la seguridad de acceso, la eficacia en la búsqueda de información y la compatibilidad con gestores externos de información y sobre manera sumándose ya a una de las máximas de IArchiva que es que todos sus clientes, abandonen el papel de manera definitiva en el primer año de uso, todo ello por no hablar del claro incremento de todas las mediciones finales, y de la rentabilidad final.

Y es que a ninguna gran empresa se le escapa ya el hecho de que una correcta y eficaz gestión documental forma parte del día a día de cualquier corporación y que por tanto se debe afrontar lo antes posible el nuevo reto de la automatización documental.

Por ello desde IArchiva creemos firmemente que nuestro sistema, como así lo certifican diariamente las grandes empresas de nuestro país,  pasa por ser una gran solución a este nuevo horizonte, ya que entendemos que actualmente ofrecemos la mejor herramienta del mercado, la cualles proyectara hacia un escenario de mayor eficiencia.

Y es que conocido son los hechos, de que sencillamente se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o lo que es peor quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente, algo que cualquier gran empresa sencillamente no se puede permitir.

Por estas y más razones cabe recordar que una gestión documental eficaz permite una reducción de costes y mejoras operativas y que implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil a día de hoy, puesto que IARCHVA ofrece una serie de claves que nos permiten llegar más lejos incluso de lo que inicialmente se puede imaginar.

¿Cómo funciona este proceso y cuales son su grandes ventajas?

“La unica manera de dejar de usar el papel es dejar de generarlo”

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.”

Nosotros no pedimos a los clientes que digitalicen los documentos. La metodología de trabajo exige un cambio de mentalidad!, es necesario trabajar con documentos electrónicos en su origen y enviar imprimir y digitalizar. Al principio es inevitable digitalizar, pero en corto plazo pretendemos sustituir cualquier proceso de digitalización por la gestión de documentos electrónicos originales

Centralización del contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

Clasificación

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente. Al identificar los procesos clave, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

Optimizamos el tiempo

Estandarizamos y creamos modelos de documento, simplificando su elaboración. Lo que nos ha supuesto un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

Establecer autorizaciones de acceso

Asignamos un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.

Asignar controles de acceso, nos aseguró en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.

Incentivamos la colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.

Con IARCHIVA se consigue que la gestión documental pase de tediosa a prácticamente automática debido al cumplimiento de los siguientes puntos:

  • Establecimiento de niveles de permisos.
  • Fácil localización de documentos, con opción de búsqueda avanzada.
  • Control de versiones.
  • Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización.
  • Centralización de la documentación.
  • Personalización de la estructura documental.
  • Creación de nuevos documentos y modelos.
  • Facilidad de uso.
  • Establecimiento de flujos de trabajo(revisión, aprobación y gestión de documentos).

CLARAS VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Poder conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

El incremento y mejora de la relación y la imagen con los  clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a todos los clientes. Además de poder proporcionar la misma en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

Aumento de la eficacia de todo el personal de la empresa, ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

La productividad de la empresa se ve incrementada al menos en un % importante, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

Reducción máxima del espacio al almacenamiento de documentos

Sabemos exactamente dónde está la información. IARCHIVA proporciona una mayor productividad en todos los departamentos. Ahorramos muchas horas laborales.

Seguridad y localización de documentos y evitar la pérdida de documentos y sus consecuencias.

Por todas estas razones cada día más empresas como es el caso del Grupo empresarial Safamotor  toman la clara y más que acertada decisión de implementar herramientas como IARCHIVA para la gestión documental global de todos los documentos de la empresa, llegando finalmente a comprobar que la automatización de todos los antiguos papeles, es sinónimo de éxito.

 

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