El Grupo Safamotor trabaja ya con IARCHIVA

El Grupo empresarial malagueño Safamotor, que cuenta actualmente con concesionarios oficiales Volkswagen, Audi, SEAT, Skoda, Porsche, BMW, BMW Motorrad, MINI, Nissan, Mitsubishi y Suzuki en las provincias de Málaga, Córdoba y Almería, se suma a la apuesta por la tecnología de gestión documental inteligente de la mano de IARCHIVA. De esta manera Safamotor da un paso de gran importancia empresarial hacia la correcta y buena gestión de todos los documentos de la compañía, apostando así por un tratamiento dinámico de su información y por tanto reduciendo a la mínima expresión el tedioso trabajo de análisis manual de todos sus datos.

Desde el Grupo empresarial Safamotor se entendía claramente que al dar un paso de tal magnitud, el mismo debía ser dado de la mano de una empresa con experiencia, como es el caso de IARCHIVA, una empresa almeriense con una más que consolidada trayectoria en el sector, así como con un producto que les proporcionara la calidad y seguridad que se precisa en estos casos, por lo tanto la decisión fue clara, IARCHIVA era la mejor opción. Y es que según se apunta desde Safamotor la empresa almeriense les ofrece el tan ansiado pack que buscan las grandes compañias, que no es otro más que la unión de garantía y calidad.

Una vez tomada la decisión, Safamotor aposto por un proyecto de implementación paulatino de todos los módulos de gestión documental que IARCHIVA ofrece a todos sus clientes, comenzando con la implantación en toda la empresa del módulo de gestión de facturas de proveedores, consiguiendo así una clasificación automatizada de las mismas sin intervención humana, apostando así claramente por dos máximas de la filosofía de IARCHIVA, como son, que todos sus clientes abandonen el papel y que todos los procesos sean claramente automatizados sin intervención de ningún usuario, maximizando así entre otros parámetros, el retorno de inversión.

Una vez comprobada la máxima eficacia de este módulo de IARVHIVA, Safamotor aumentó su proyección de gestión interna con la implementación en una segunda fase, del resto de funcionalidades del sistema como el módulo de mejora de flujo de trabajo y el módulo de contabilización automática de facturas. De esta manera se ha conseguido generar una correcta y automatizada gestión de todas las órdenes de compra y la conciliación final de todas ellas con cada factura recibida, todo ello previo a su clasificación final, generando así un flujo de trabajo adecuado e insistimos en este punto, totalmente automatizado. Por lo tanto de esta manera como así se indica desde Safamotor se ha mejorado ya de manera más que evidente, el flujo de trabajo de todos los documentos relativos a las ventas de vehículos y como no, igualmente la gestión documental de todos procesos de postventa.

Desde el Grupo Safamotor se indica también que este proceso no ha hecho más que comenzar ya que una vez comprobada la eficacia de todos los módulos del gestor documental, ahora se comenzará una tercera fase de continuas mejoras de la mano de IARCHIVA para proporcionar adaptaciones y soluciones específicas en áreas concretas.

Se tiene claro que lo realizado a contribuido claramente a la consolidación de un proyecto 360º aunando software, metodología y equipos tecnológicos, y que el mismo ha aportado una mejora específica de la relación y gestión de proveedores, clientes, expedientes, tramites y documentación diversa, agilización y automatización todos los procesos en el departamento de recursos humanos, implantación de firma biométrica con una efectividad del 100 %, reconocimiento de escritura manuscrita con el IQR, workflow. Y es que como así se nos indica, es algo indudable, un gestor que trabaja sin plantillas, es más fácil de manejar y los procesos finalmente son totalmente trasparentes.

Igualmente satisfactorio es que empresas como el Grupo Safamotor manifiesten como así nos lo han hecho saber, su agrado con la concordancia de la propuesta inicial con la rentabilidad final que se ha reflejado claramente una vez implementados todos los módulos de IARCHIVA, puesto que como así se apunta han obtenido un gran ROI en pocos meses, amortizado la inversión inicial con total claridad y liberando a su personal de tareas más que tediosas y maximizando así su eficiencia.

Y es que sin lugar a dudas la Gestión Documental forma parte del día a día de todas las empresas y en consecuencia según se indica desde Safamotor se debía afrontar este nuevo reto de la automatización documental de todo el grupo, otorgando como gran solución a este nuevo horizonte, la mejor herramienta del mercado que les proyectara hacia un escenario de mayor eficiencia.

Conocido es que en muchas ocasiones ocurre, sencillamente se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o lo que es peor quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.

Cabe recordar que una  gestión documental eficaz permite una reducción de costes y mejoras operativas y que implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil a día de hoy, puesto que IARCHVA ofrece una serie de claves que nos permiten llegar más lejos incluso de lo que inicialmente se puede imaginar.

¿Cómo funciona este proceso y cuales son su grandes ventajas?

Comenzamos por digitalizar documentos en papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.”

Nosotros no pedimos a los clientes que digitalicen los documentos. La metodología de trabajo exige un cambio de mentalidad!, es necesario trabajar con documentos electrónicos en su origen y enviar imprimir y digitalizar. Al principio es inevitable digitalizar, pero en corto plazo pretendemos sustituir cualquier proceso de digitalización por la gestión de documentos electrónicos originales

Centralización del contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

Clasificación

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente. Al identificar los procesos clave, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

Optimizamos el tiempo

Estandarizamos y creamos modelos de documento, simplificando su elaboración. Lo que nos ha supuesto un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

Establecer autorizaciones de acceso

Asignamos un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.

Asignar controles de acceso, nos aseguró en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.

Incentivamos la colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.

Con IARCHIVA se consigue que la gestión documental pase de tediosa a prácticamente automática debido al cumplimiento de los siguientes puntos:

Establecimiento de niveles de permisos.
Fácil localización de documentos, con opción de búsqueda avanzada.
Control de versiones.
Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización.
Centralización de la documentación.
Personalización de la estructura documental.
Creación de nuevos documentos y modelos.
Facilidad de uso.
Establecimiento de flujos de trabajo(revisión, aprobación y gestión de documentos).

CLARAS VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Poder conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

El incremento y mejora de la relación y la imagen con los  clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a todos los clientes. Además de poder proporcionar la misma en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

Aumento de la eficacia de todo el personal de la empresa, ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

La productividad de la empresa se ve incrementada al menos en un % importante, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

Reducción máxima del espacio al almacenamiento de documentos

Sabemos exactamente dónde está la información. IARCHIVA proporciona una mayor productividad en todos los departamentos. Ahorramos muchas horas laborales.

Seguridad y localización de documentos y evitar la pérdida de documentos y sus consecuencias.

Por todas estas razones cada día más empresas como es el caso del Grupo empresarial Safamotor  toman la clara y más que acertada decisión de implementar herramientas como IARCHIVA para la gestión documental global de todos los documentos de la empresa, llegando finalmente a comprobar que la automatización de todos los antiguos papeles, es sinónimo de éxito.

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