¿Que hago con un documento digitalizado?

¿Que hago con un documento digitalizado?

El Gestor Documental podríamos definirlo como esas estanterías, archivadores, carpetas que velan por el orden, almacenamiento y conservación de los documentos, pero en este caso en digital. A los que hayan intentado gestionar grandes cantidades de documentos electrónicos se habrán encontrado con varios problemas, la mayoría de difícil solución sin el conocimiento apropiado. Casi todo el mundo pasa por estos tres estados antes de darse cuenta de que no están utilizando las herramientas adecuadas.

1. Si tengo estructuras sencillas de almacenamiento (en carpetas, por ejemplo), tienden a acumularse mucha cantidad de documentos por carpeta, y si no soy aplicado y mantengo el orden adecuado, seré incapaz de encontrar mi documento

2. Para solucionar el caso anterior, creamos estructuras de almacenamiento mas complejas, lo que hace que sean muy dificil de mantener, y que no las entienda nadie mas que la persona que las creó.

3. Finalmente te das cuenta, que las carpetas de tu ordenador son insuficientes para mantener un archivo electrónico estable y duradero, y que podrían asemejarse mas a tu mesa de trabajo que a tu archivo definitivo.

Los gestores documentales (y por que no decirlo, como iArchiva) te permiten automatizar la gestión y almacenamiento de tus archivos de manera definitiva y longeva. De esta manera sería el propio gestor documental el que se encargara de crear la estructura de carpetas apropiada para la clasificación de un documento (siempre de la misma manera), indexar el contenido del documento, pedirle a alguien que debe revisar y aprobar un documento, y asegurarse que todos los documentos tienen el mismo formato, resolución y calidad.

Para entender esto último os diría que nadie en su empresa se le ocurriría crear una factura en un A5, luego en un A3 luego en un A4 y en papel cebolla, charol, o papel de 120 g.  Esto que quizá os parezca obvio, con documentos digitalizados ocurre constantemente, unas veces guardamos el documento en JPG a todo color con 1200 puntos por pulgada y otros en Word en blanco y negro un con 150 puntos por pulgada.

Como conclusión os diría, que es contraproducente invertir en tecnología (software y hardware) en tu empresa sin primero tener un almacenamiento fiable de documentos electrónicos, ya que esa inversión te va a obligar a utilizar formatos digitales tarde o temprano. Tener un Gestor Documental en tu empresa asegurará la gestión correcta de documentos digitales, homogeneidad y longevidad.