Gestión documental eficiente de la información y documentación de la empresa

iArchiva: gestión eficaz y rentable

 

En los últimos meses estamos viendo una batalla constante sobre gestores documentales que son capaces de hacer tal o cual cosa. La gestión de facturas es la auténtica protagonista que, ya que el 90% de la documentación incide en características que tiene que ver con su gestión

Al final esto provoca que los potenciales clientes se centren en si el gestor documental que van a adquirir puede contabilizar desde su interfaz o si puede reconocer las fechas, más que cual es el problema realmente.

Para entender de que hablo, hagamos un simple ejercicio para situarnos y asignar importancia a lo que realmente la tiene.

De manera habitual (cogiendo como ejemplo una empresa de distribución), el porcentaje de documentos que gestiona una empresa se distribuye aproximadamente de esta manera

Si seguimos haciendo zoom en el gráfico y nos centramos en Proveedores/Acreedores, del 30% del total de estos documentos se distribuyen habitualmente de la siguiente manera

Esto es, que las facturas representan un total del 14% (35 % del 40% global) del total de la documentación genera la empresa.

 

 

ELEGIR SOLUCIONES GLOBALES, QUE AUTOMATICEN CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO, SEA O NO FACTURA.

No tiene demasiado sentido seleccionar un gestor documental solamente por un 14% del total de la documentación dejando el 86% de la documentación de la empresa fuera y sin consideración. Al final esto implicaría que los usuarios que trabajen con las facturas  estarán encantados y trabajaran con el gestor documental porque les ahorra tiempo, pero ¿Qué pasa con el resto?.

La clave del éxito de la implantación de un gestor documental en una empresa radica en incorporarlo a todos los niveles y todos los departamentos. Si una factura se encuentra en formato electrónico, pero los albaranes de entregan están en papel, realmente no tenemos el problema resuelto

La gestión documental debe abarcar cualquier aspecto y documentos que genera la empresa independientemente del departamento y dar soluciones personalizadas para ayudar y automatizar TODOS los documentos. Facturas o el 86% de documentos restantes.

iArchiva trata y resuelve todos los problemas de todos los departamentos de la empresa, ya que no se centra en la gestión de facturas (la cual hace de manera automatizada, SIN PLANTILLAS y sin periodo de aprendizaje).

De esta manera por ejemplo, tendríamos

 

iArchiva GESTIÓN GLOBAL PARA LA EMPRESA

  • RRHH envían nóminas, certificados de empresa de manera automatizada. Los expedientes se clasifican y gestionan automáticamente, con firma electrónica o firma biométrica, (formación, títulos, ausencias, embargos, etc),
  • Producción el gestor documental asegura el mantenimiento de las normas y documentos de calidad gestionando las estructuras necesarias y avisándonos de los documentos que faltan
  • Clientes, firmando, enviando y clasificación las facturas a los clientes de manera masiva, incorporando los albaranes y pedidos firmados por el cliente
  • Proveedores/acreedores, clasificando y unificando facturas y albaranes para formar un expediente, gestionando una auditoría de documentos que nos permite saber que documentos tenemos y cuáles no.
  • Flujos de trabajo, que nos permitan sincronizar los distintos departamentos de nuestra empresa, mediante vencimientos de tareas, elevaciones a responsables, supervisión, etc.
  • iArchiva es completamente configurable para cualquier departamento, por muy complejo que este sea.

De esta manera conseguiríamos que toda la compañía se viera beneficiada de la gestión digital de documentos y aseguraríamos el éxito y su implantación definitiva.

APROVECHA LAS SOLUCIONES DE UN GESTOR DOCUMENTAL INTELIGENTE E INTEGRAL PARA LA EMPRESA  “ IARCHIVA “