Como lo hacemos

COMO LO HACEMOS

Partimos de la prioridad, que más allá de la venta de un gestor documental, lo que realmente hacemos es implantar una metodología de trabajo basado en soluciones tecnológicas y ahí es donde realmente profundizamos en iArchiva.

Nos basamos en tres pilares fundamentales que nos permite conseguir una eficiencia en la empresa de hasta un 70%.

Estos tres pilares serian la normalización de documentos, la toma de decisiones y a posteriori las búsquedas una parte esencial en cualquier empresa.


NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

TOMA DE DECISIONES

BÚSQUEDAS

AUTOMATIZADOS, SIN NECESIDAD DE PERSONAL

IArchiva no utiliza plantillas, esto es, ningún usuario debe indicar al gestor documental donde se encuentra la información. Esto nos permite automatizar completamente la gestión de los documentos desde el minuto cero sin invertir tiempo pudiendo suprimir tanto las tareas de gestión de los documentos físicos como las gestión de los documentos electrónicos.

Efectivamente, cuando pensamos en en crear iArchiva lo hicimos con el el foco puesto en agilizar el trabajo de gestión de documentos, intentar dar un paso más a la desaparición del papel en un alto porcentaje. Debido a la capacidad de automatizar por completo la gestión y clasificación de documentos electrónicos, los costes habituales que debidos a la impresión y copias dejan de ser relevantes frente al ahorro de costes que se consigue con le ahorro de tiempo consecuente de suprimir la gestión de los documentos así como la localización instantánea de estos.

BÚSQUEDAS

Búsquedas de documentos una vez almacenados por cualquier concepto para su rápida localización. Conexión ERP, extraemos metadatos para sus búsquedas. Gracias a iArchiva podemos buscar por la estructura de los documentos, por fulltext, o por metadatos con lo cual el documento es encontrado y además de manera eficiente y rápida.

TOMA DE DECISIONES

Una vez normalizado el documento podemos tomar una serie de decisiones de modo automatizado..

Tratamiento de facturas
La factura es digitalizada y sin intervención humana busca los albaranes y cartas de pago asociado y se almacenan en el expediente correspondiente.

En RRHH
El departamento de RRHH genera remesa de nóminas. iArchiva separa las nóminas y le envía a cada empleado su ejemplar firmándolos digitalmente. A la vez cada nómina es almacenada en la carpeta del empleado, versionando el documento y etiquetándolo.

Almacenamiento de documento desde ERP
IArchiva propondrá el documento para su firma biométrica, imprimirá la copia para el cliente y almacenará el original electrónico.

Foto de un artículo de prensa
Un usuario sube mediante el móvil una foto de una nota de prensa interesante. IArchiva detecta que se trata de un artículo sobre “empresa en cuestión” y avisa a los usuarios correspondientes

Workflow
A través de un flujo de trabajo se puede determinar que se inicie una secuencia de tareas de verificación, validación, verificación, aprobación, contabilización….Estos pueden ser condicionales y se pueden lanzados en función de su contenido.

NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El mundo papel ya tiene normalizado sus documentos, trabajamos en Facturas en A4 en papel de 80 gramos y demás documentos con el mismo formato a excepción de planos de obras los cuales también tienen sus medidas normalizadas, A3, A2, A1. Nunca nos llegara una factura en un cartón piedra, ni en una sábana escrita.

En el mundo digital nos llega la información con distintos formatos l (JPG, PDF, TIFF, DOC, TXT, ……) además tenemos el problema de la longevidad del documentos digital. Pora ello lo ideal es transfórmalos a un formato longevo, como el PDF/A utilizando las bondades de iArchiva de modo automático.

Una vez que tenemos la documentación en un formato estandarizado, pasamos a leerlos, para ello le aplicamos un OCR hasta tener el documento con texto reconocible.

Ahora damos un paso más, la seguridad y verficación, donde iArchiva además de automatizar los procesos, gracias a los distintos conectores que posee para comunicarse con los programas de gestión del clientes, Programas de Facturación, Contabilidad, RRHH, fabricación, …… podemos corregir errores de interpretación y poder acometer distintas tareas con ese documento.

Rendimiento, rentabilidad y eficiencia

SOBRE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

En general, los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando, lo que unido a las tareas de almacenamiento y búsqueda de un documento nos lleva a una pérdida muy considerable.

El almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.

El ahorro en costes se podría resumir en los siguientes puntos:
La gestión documental implica una reducción de costes.

Reducción del uso del papel.
El 96% de documentos críticos circula en papel.
El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel.

Reducción de impresiones.
Ahorro en tóner.
Ahorro en material de archivo.