Buenas prácticas en la digitalización de documentos

Buenas prácticas en la digitalización de documentos

La digitalización de documentos puede llegar a ser muy frustrante debido a la gran cantidad de dudas que les surgen durante el proceso. ¿Cual es el mejor formato para su almacenamiento?,¿que resolución?, ¿donde lo almaceno?.

¿Como digitalizar correctamente documentos?
Lo primero que necesitamos saber es que tipo de documento vamos a digitalizar. A nivel empresarial, el tipo de documentos con el que se va a trabajar esta muy acotado (facturas, albaranes, contratos, etc.). La mayoría de las empresas podrían censar sus tipos de documentos en unas decenas de tipos.

Formato

Hay una gran cantidad de formatos de archivos. Los formatos de imágenes (JPG, GIF,PNG) son útiles para la digitalización de fotos o documentos gráficos, aunque a nivel empresarial no son muy útiles. Desde un punto de vista mas práctico, el formato de almacenamiento mas practico es el PDF. Casi todos los escáneres te permiten generar este formato de manera directa. Además, si sospechamos que nuestra documentación deberá estar almacenada durante mucho tiempo utilizaremos elformato PDF/A, que es el primer estándar de almacenamiento longevo de archivos electrónicos. Este formato te garantiza que dentro de 15 o 20 años, tu documento se abrirá como el primer día, lo que no se puede garantizar con el resto de formatos (¿os acordáis los archivos de Word Perfect?, si tratáis de abrir uno, veréis que no es nada sencillo)

Resolución

Los escáneres dan opción a una variedad muy amplia de resoluciones durante la digitalización. La resolución está directamente enfrentada con el tamaño del archivo. A mas resolución, mayor es nuestro archivo. No es sencillo llegar a un compromiso entre resolución y tamaño, por lo que solemos jugar entre resoluciones de 150ppp y 300ppp. El primero obtenemos un archivo muy compacto, pero el segundo te permitiría volver a imprimir el archivo con buena resolución si fuera necesario . De manera general, siempre que el espacio me lo permita lo mejor es tener un archivo de mejor calidad posible, con lo que 300ppp es una buena opción. Además te dará una buen punto de partida para aplicar un OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

OCR

Siempre que puedas, deberías aplicar un OCR sobre tus documentos. Aunque parezca que es muy complicado la mayoría de los escáneres ya te dan la opción  de hacer esta tarea. Por supuesto, hay herramientas mucho mas profesionales con mayor confianza en el resultado, pero te puede ayudar para salir del paso. Este proceso te permitirá convertir la imagen del documento en datos, que además es soportado en el mismo formato PDF.

Almacenamiento

Generalmente cuando estamos digitalizando un documento, tratamos de generar archivos definitivos para su almacenamiento. Almacenar este tipo de archivos con los archivos de trabajo diario siempre será una mala idea. Si no dispones de un gestor documental, estas expuesto a la perdida accidental de documentos. y cuando borras sin querer una carpeta, no borras uno, si no que borras cientos o miles. Además las políticas de backup que solemos tener en una empresa, nos guardan de la perdida de documentos debida a fallos técnicos generalmente, pero no para borrados accidentales, ya que si no te das cuenta instantáneamente, tus backup no ya no contendrán la información perdida.
Si no dispones de un gestor documental y vas a trabajar con el sistema de archivos, separa tus áreas de trabajo, además de por departamentos,crea una carpeta compartida nueva llamada Archivo y sepárala por departamentos. Ahí almacenaremos los documentos digitalizados para su archivo definitivo. Asegúrate que solo unos pocos usuarios tienen acceso a esta carpeta.
Lo mejor para gestionar esto es un gestor documental. hay muchos con licencia OpenSource (si, gratuitos) que pueden gestionar de manera mucho mas eficiente tus documentos.

Nombrado

Si no dispones de un gestor documental, el nombrado de los archivos es importante (en un gestor documental decente, eso pierde importancia ya que podrías buscar los archivos por su contenido). Establece una política de nombrado de tus archivos y aplicada en todo lo que digitalices. Por ejemplo “Acreedores Factura B04700639 132.pdf”, donde “Acreedores” es la procedencia del documento, “Factura” el tipo de documento, “B04700639″ es el cif del proveedor y “132″ es el número de factura.

Resumen
Aunque os pueda parecer muy complicado, casi todos los pasos los puedes hacer directamente con el escáner dejando un perfil configurado previamente. Si mantenéis los documentos de manera homogénea en formato y nombrado en el futuro tendrás un archivo electrónico que podrás mantener en el futuro sin problemas.