Los 4 errores más comunes al almacenar documentos electrónicos

Los 4 errores más comunes al almacenar documentos electrónicos

La mayoría de las empresas trabajan con documentos electrónicos y en papel de manera simultanea. La mayoría han reaccionado de la manera que a ellos les parecía mas sensata, pero debido a la falta de regulación estatal (o en la mayoría de los casos lo tarde que ha llegado) cada empleado ha tomado su propia decisión sobre como gestionar estos documentos.

En este post os damos una pequeña guía sobre los errores mas comunes a la hora de trabajar con documentos electrónicos.

Imprimir documentos electrónicos

Imprimir un documento electrónico para su almacenamiento suele ser el mas común de los errores que se suelen cometer. Aunque un documento sea electrónico se debe mantener el concepto de “documento original”. Si imprimimos un documento electrónico lo que obtendremos será una copia en papel. Para hacernos una idea, sería peor que hacer una fotocopia de un fax y almacenarlo como documento definitivo. Los documentos originales electrónicos tienen marcas de procedencia, creador, etc. y en muchos casos una firma electrónica, cuya validación es lo que vemos en el pié de pagina como “huella”. Si imprimimos el archivo se pierde la mayoría de esta información. “Photoshopear” un documento con una huella es sencillo. Duplicar una firma en un documento electrónico original es imposible.

Para esto debemos habilitar un almacenamiento para documentos electrónicos que te permita gestionarlos y guardarlos de manera definitiva y por un tiempo indefinido. Leed el post http://www.archivadigital.es/gestores-documentales-que-son-y-para-que-sirven/ si quereis mas información.

Dejar documentos en el correo electrónico

Muchas personas utilizan el correo electrónico como sistema de almacenamiento de documentos y no lo es. Por muy organizado que tengas las carpetas, es algo que hay que evitar. Los documentos llegas desde muchas procedencias. Algunos nos llegan por nuestro correo electrónico, otros nos los descargamos de las plataformas del Estado, otros nos llegan al correo de un compañero, otros los digitalizamos. El correo electrónico es un sistema de envío y recepción de mensajes. ¿Dejarías tu correos de empresa en las conversaciones de Whatsapp?, pues es lo mismo.

¿Almacenamiento en la nube?. Si, pero cuidado.

Hay cientos de sistemas de almacenamiento en la Nube. De hecho, iArchiva, se integra con varios. Como ejemplo Dropbox, como concepto es bastante práctico para pocos documentos, pero cuando almacenamos gran cantidad (cientos de gigas) no es demasiado practico, ya que a no ser que lo parametrices, dejará una copia de los documentos en cada ordenador conectado (y se borrará de todos cuando lo borres de uno). A la hora de tener cierta cantidad de documentos no es demasiado eficiente. Otro problema surge a la hora de cumplir la LOPD. De por si sola, ya es un quebradero de cabeza, pero por ejemplo, Dropbox da su servicio desde Irlanda por temas de competitividad y reducción de costes, con lo que no puedes garantizar que cumplan todas las condiciones de almacenamiento conforme marca la legislación Española. Debes tener mucho cuidado y leerte bien la documentación de los sistemas de almacenamiento en la nube y asegurarte que cumples el nivel de LOPD que te exige la ley en tu actividad. Bajo mi punto de vista, estos sistemas son los “pendrives” de la nube, pero de ninguna manera almacenaría información sensible en ellos. Me he encontrado clientes que después de justificar su uso se han visto en un serio problema a la hora de justificar su uso en una auditoria de calidad o LOPD.

Guardar documentos en tu propio ordenador.

Incluso para las empresas de un solo empleado, autónomos etc. La primera razón para la perdida de documentos son los problemas hardware de los ordenadores. El hardware del ordenador que usas para trabajar sufre muchisimo diariamente. No hay nada mas “traumatico” para el hardware que los continuos “apagar/encender”, suspender, arrancar programa, cerrar programa, instalo, desinstalo, etc. Todas estas operaciones producen lecturas y escrituras en tu disco de manera constante lo que hace que el disco acabe rompiendose. Algunas veces se rompe y no arranca y punto, pero la mayoría de las veces se rompen unos pocos sectores y luego va a mas según van pasando los días. Tu almacenamiento deben estar en un disco en el que no se trabaje habitualmente, que no sufra el desgaste del uso diario. Si estas pensando en un disco duro USB, me temo que no es la mejor opcion, ya que al enchufarlo y desenchufarlo la electrónica sufre mucho. La mejor opción es comprarse un NAS (Mira que es en la wikipedia) que vale unos 100€. Si no puedes comprartelo coge un PC viejo con el disco de almacenamiento y compartirlo a través de la red interna.

###################################################